Replacement content

Get macromedia Flash Player

Replacement content

Get macromedia Flash Player

Archief

2017

Maart

2016

2015

2012

Juni
November

2011

Verspilling

Onlangs zaten we in een aanbesteding. Een andere partij won. Jammer. Maar competities kan je verliezen. Je wenst de ex-prospect dus succes. Je feliciteert de winnaar. En je kijkt naar nieuwe kansen nadat je bent nagegaan wat je beter had kunnen doen.

Achteraf is er altijd wel wat. Met de kennis van nu... u kent het wel. Maar wat toch frustreert is de enorme verspilling van tijd, energie en creativiteit die zo’n aanbesteding veroorzaakt. Dat is altijd meer dan je vantevoren inschat. En zolang we dat niet in ‘geld’ vertalen, maakt niemand zich daar zichtbaar druk om. Ik deze keer wel.

Dus gaan we rekenen. En om het makkelijk te maken hanteren we een gemiddeld uurtarief van € 100,-. Verkooptarief dus. Daar gaat ie!

De Inschrijving. Bij sluiting van de inschrijving blijkt dat 9 partijen zich hebben aangemeld. Zo’n aanmelding houdt in dat je een berg juridisch opgestelde papieren moet invullen. Je moet de regels goed kennen. Elk foutje betekent uitsluiting. We rekenen het volgende:

Overleg new business team 12 uren = € 1.200,00 

Inlezen en invullen papieren 24 uren = € 2.400,00

Inschakelen extern aanbestedingsexpert € 1.000,00

Totaal € 4.600,- vermenigvuldigd met 9 (alle inschrijvers) = € 41.400,00.

De Presentatie. Na inschrijving zijn er 5 bureaus geselecteerd. Op basis van een briefing mogen zij presenteren. Die briefing bevat o.a. een fake-case. Er wordt dus, naast een algemene presentatie, een creatief voorstel verwacht. De beoordeling zal plaatsvinden op basis van 10 vastgestelde criteria. De voorbereidingen behelzen het volgende:

Regelmatig overleg aanpak met complete team 40 uren = € 4.000,00

Ontwikkelen concept 25 uren = € 2.500,00

Uitwerking concept 60 uren = € 6.000,00

Kosten middelen (kartonnen/film) € 1.500,00

Aanvullende papieren invullen (o.a referenties) 30 uren € 3.000,00 *)

(Voorbereiding van) Presentatie 15 uren € 1.500,00

Inschakelen extern aanbestedingsexpert € 1.000,00

Totaal € 19.500,- vermenigvuldigd met 5 (deelnemers) = € 97.500,00

*) De opgegeven referenten wordt gevraagd een verklaring van tevredenheid te tekenen. Dit kost zowel de bureaus als de referenten tijd. Deze is in genoemde uren verdisconteerd.

Na De Presentatie. Natuurlijk ben je als bureau ook na de presentatie nog aan het evalueren. Zowel voor als na de uitslag. Onder andere om op basis van antwoorden na te gaan of de procedure ook door de prospect op de juiste manier is ingevlogen. Die tijd rekenen we voor het gemak maar niet mee.

Aan Klantzijde. Ook aan klantzijde worden kosten gemaakt. Zichtbaar: het inschakelen van een aanbestedingsbegeleider. En onzichtbaar: de uren van de opdrachtgever. En wat deze laatste betreft: bij de 5 presentaties waren steeds 8 mensen van de opdrachtgever aanwezig.

Ingeschatte aanbestedingsbegeleiding € 12.500,00

Uren opdrachtgever:

- voorbereiding 40 uren € 4.000,00

- presentatie (8 x 5 x 2 uren) 80 uren € 8.000,00

- selectie bureau 10 uren € 1.000,00

Totaal aan kosten bij de potentiële opdrachtgever is op z’n minst € 25.500,00.

Alles opgeteld komen we op een bedrag van € 164.400,00. Onzichtbaar geld dat is uitgegeven om in zee te gaan met een reclamebureau. Onzichtbaar geld omdat alle deelnemende bureaus geen cent krijgen voor hun inspanningen. Alleen de winnaar kan zijn investering terugverdienen via de werkzaamheden.

En toch... in principe had 1 telefoontje van directeur tot directeur een besparing van ruim anderhalve ton kunnen opleveren. Tsja, aanbestedingen. Verspilling in optima forma. 

Reageer op dit bericht

08-02-2010